本刊简介   |    联系我们   |   

基于信息化背景的高校人事档案服务质量优化探讨

2019-09-27 13:37:54

摘要:高校人事档案为学校人才培养、预测和决策及个人职业发展提供着重要的支撑。信息化时代背景下,高校人事档案工作中仍存在诸多问题。为此,学校领导层和档案工作人员需转变档案管理理念,依据档案信息化工作要求,通过升级改造计算机软硬件、提升档案工作人员业务素质、建立严格规范的档案工作规章制度、打造全网信息化服务平台等多举措,优化高校人事档案的服务质量。

关键词:高校人事档案,信息化,规章制度,服务质量

本文《南方论刊》杂志整理。

高校人事档案服务质量事关学校的良好发展和个人的切身利益。如今,网络信息化有效打破了传统的高校人事档案工作模式。然而,高校人事档案信息化发展进展缓慢,与信息化发展水平严重不符,服务质量也较低。本文将对信息化背景下的高校人事档案工作存在的问题进行分析,进而提出优化改进策略,以期为有效提高高校人事档案信息化服务水平提供参考。

一、高校人事档案信息化服务工作存在的问题

(一)档案管理理念滞后和管理模式落后

通常情况下,人事档案涉及保密工作,因此,在对其进行管理的过程中,各高校人事档案管理者故步自封,仍沿用传统粗笨的手工操作,忽视其网络信息化建设。实际上,人事档案的保密性与信息化建设并不矛盾,完全可以在档案信息化建设过程中有效地加强保密工作。此外,通过信息化建设,还可以更好地提升人事档案信息的安全性,同时达到降本增效的目的。而管理理念的落后,导致部分高校人事档案完全处于封闭式内部组织管理和收藏的状态,只为应付上级检查或为学校的检查工作提供佐证材料。这种被动的接收式档案管理模式与新时代背景下的主动而为、创造性地开展服务的理念背道而驰,使得人事档案达不到预期的社会效益和经济效益,也不利于高校人事档案信息的共享和快速发展。

(二)档案工作人员的业务素养有待进一步提升

档案管理人员的业务素质能力包括专业能力和服务意识两方面。就专业能力而言,“专业不专”是高校档案工作人员业务能力低下的主要表现。一方面,档案工作人员多是兼职的教师,他们不具备专业的档案管理知识,且档案系统软件操作能力较为薄弱;另一方面,专职档案工作人员的专业素质不强,仍采用传统的档案工作模式。就服务意识而言,高校档案人员的服务意识较为淡薄,服务工作基本上处于“你来我找”的被动、封闭的状况,被动地为上门的需求者提供档案利用服务。此外,“当一天和尚撞一天钟”的懒惰、保守思维根深蒂固,严重影响高校人事工作的整体工作效益。

(三)计算机软硬件设施落后和工作规章制度不完善

多年前,高校人事档案工作已实现计算机辅助操作的普及应用,但随着信息技术的发展,高校档案管理的软硬件更新速度较慢。硬件性能较低,软件既难操作又未形成全方位的互联共享,使得档案的录入、存储以及调取利用均处于低效、低水平状态。此外,高校人事档案管理工作制度尚不健全,未对档案人员工作职责进行细化,在信息化服务方面更是空白。这导致人事档案管理人员在工作中没有重点,档案材料收集、归纳及整理未按专业化的标准进行,重要档案材料和破损修复后的档案材料未及时得到数字化处理。

二、优化高校人事档案工作服务质量的策略

(一)转变档案工作理念,加强档案工作宣传

档案管理和服务理念的转变,是全面有效提高高校人事档案工作质量、提升档案服务水平的基础。转变档案工作理念应从三个层面着手:一是转变一线档案工作人员的工作理念,增强其主人翁责任感,使其提高自身业务能力,提升档案服务水平;二是高校领导层需以新的发展理念看待人事档案管理工作,深刻认识到人事档案工作质量事关学校的发展和教职工作切身利益;三是促使社会公众形成档案意识,使其认识到档案工作的重要性,给予档案工作更多的支持,接下来对这三方面进行详细分析。

1.档案工作人员需切实转变工作理念

新时代背景下,创新理念引领着国家的飞速发展,高校人事档案工作人员应深刻认识时代赋予其的使命,摒弃“当一天和尚撞一天钟”的懒、等、靠心理,切实转变工作理念,扎扎实实地学习专业档案知识,尤其是档案信息化管理技术。通过网络在线学习或购买专业书籍自主钻研,不断提高自身业务水平,以主人翁态度抬头规划工作,俯身为用户服务,用自己超凡的档案管理和服务能力赢得尊重。

2.学校领导层需提高对人事档案工作的重视

高校领导层应对人事档案工作给予更多的重视。学校应动员档案工作人员参与到学校开展的各项活动中,大力支持人事档案工作,在工资、职称评定、外出培训等方面给予档案工作人员同等、甚至稍加“照顾”的待遇,进而激发档案工作人员的主人翁责任感,提高其工作热情,使其主动开展档案服务工作。高校应聘请毕业于档案专业的专职教师长期从事人事档案工作,督促档案专职教师主动学习,进而提高人事档案服务水平。同时,学校在人力和资金方面应给予人事档案工作必要的倾斜,尤其是要争取到国家政策资金的支持,花大力气对人事档案实施网络信息化建设,将“历史欠账”尽快弥补回来,全面对已经受潮、变质、缺损的纸质档案进行数字化处理。

3.社会公众需给予档案工作更多的支持

高校人事档案工作是国家档案工作的一部分,人事档案工作人员和高校有责任和义务引导包括全校师生在内的社会公众深入了解人事档案工作,提高公众对档案重要性的认识,增强人们的档案意识,进而赢得人们对档案工作更多的支持。校内,可以利用学校的官网、微博和微信公众平台、电子校刊或校报、校园广播等媒介开展档案知识宣传,让广大师生充分了解档案工作;人事档案部门主动为需要档案服务的相关部门或个人提供及时有效的人事档案业务帮助,增强高校各部门、个人对人事档案工作的了解。校外,可以充分利用每年的“世界档案日”、省市档案馆开展的活动等重要节日节点开展档案宣传活动,采取节目演出、展板、传单、讲座等多种形式让人们了解人事档案工作的服务事项,进而有效提高全社会的档案意识;广泛开展对外服务指导工作,利用档案信息化网络平台帮助人才市场、机关、单位、企业等解决档案专业难题,促进人事档案服务向更宽更广的方向发展。

(二)打造安全高效的高校人事档案信息化服务平台

高校人事档案信息化建设属于学校整体信息化建设的一部分,应依据大数据整合的要求对人事档案内容进行统筹规划,将其融入校园数据库,具体措施有以下几条。一是全面升级计算机软硬件;二是依据档案内容对纸质档案进行分类录入;三是制订信息化标准和制度,确保服务平台规范有序。通过以上措施,全方位有序地推进档案信息化工作,循序渐进打造安全高效的人事档案信息化服务平台。

1.全面升级改造计算机软硬件

为构建高校一体化大数据库,满足服务对象对高校人事档案信息化的要求,高校应提高人事档案的服务水平,加大资金投入,全面升级改造现有计算机设备,彻底解决档案数据存储空间有限的问题,借助高性能设备有效提高服务效率。升级改造人事档案工作使用的计算机相关设备是为其设备性能与高校大数据库进行兼容,运用数据接口技术将人事档案管理系统并入高校大数据库,再运用加密权限技术为本校各部门、整个教育系统、全国用户提供人事档案服务。

2.分类录入纸质人事档案,加快推进数字化处理进程

对人事档案进行分类是搭建科学合理的信息化平台的前提条件。首先,对人事档案材料进行分类。分类时,应按照时间(历史材料、近期材料)、类别(自传、政审、党团、奖励和处分等材料)对人事档案材料进行进行划分。分类完成后,加快推进纸质档案的数字化处理进程,将其并入高校信息化数据库,避免产生新的“历史欠账”。最后,形成囊括全部现有人事档案信息的信息化服务平台。

3.制定信息化标准和制度,确保服务平台规范有序

没有规矩不成方圆。传统的人事档案管理标准和制度已无法适应信息化和数字化的档案管理新模式,安全高效的人事档案信息化服务平台需要有严格的标准和制度规范操作流程。对人事档案进行的每一项改动,必须按照工作标准和制度对纸质和计算机平台中的档案做出标记;新录入服务平台的人事档案信息,查询权限、公开范围必须按制度规定执行;借出纸质人事档案,须按制度在规定时间内归还,且归档时必须按规定与计算机平台中的电子档案进行对照,避免人为改动……通过制定与信息化人事档案相符的工作标准和制度,确保服务平台规范有序。

三、结语

为提升高校人事档案工作的服务质量,高校必须抓住网络信息化助力行业发展的机遇。从学校领导层至人事档案工作人员,都要高度重视提高人事档案服务质量的问题,基于信息化大数据采取切实可行的举措推动高校人事档案工作提档升级,提高人的素质、升级改造计算机软硬件设备、完善规章制度,进而全面有效提高人事档案的服务质量。

参考文献

1]梁伟杰.信息化背景下高校人事档案管理模式优化策略的探讨[J.钦州学院学报,20176):91-95.

2]李兴春,马雁.高校人事档案管理存在的问题及优化策略[J.重庆文理学院学报(社会科学版),20184):118-125.

3]袁继军.高等学校档案馆公共服务策略研究[D.上海:上海交通大学,2012.

基于信息化背景的高校人事档案服务质量优化探讨

期刊名称:南方论刊
主管单位:茂名市社会科学界联合会
主办单位:茂名市社会科学界联合会

国际刊号:ISSN 1004—1133
国内刊号:CN 44—1296/C

刊期:月刊
开本:大16开
语种:中文
发行范围:国内外公开发行
地址:广东省茂名市油城五路28号市委大院5栋

注:本文网站为征稿平台,非杂志社官网